上班族必學的Office小技巧 Office 365 雲端辦公室體驗會大解密 @ 鄭蛋蛋的3C部落格

每次聽朋友買新電腦，第一句都是問"可以幫我裝Office嗎"，其實現在文書軟體的取得已經很方便，只要透過微軟官網即可下載最新的Office版本，符合現在的數位雲端潮流，而今天要特別跟大家分享的是Office 365雲端辦公室的幾個好用功能，讓你可以更快速的在工作上透過Office軟體來呈現出專業，簡單明瞭的圖表跟數據。

蛋蛋在9月底有幸受邀前往微軟辦公室，跟台灣微軟Microsoft 365事業部的副總Grace跟大家分享Office 365雲端辦公室的特色

Office 365近年雲端化的整合，結合Windows 10讓中小企業的員工可以更容易的發揮創造力以及團隊合作更有效率。

Office 365在文書軟體裡增加了許多快速的技能，讓使用者可以更專注在策略，而微軟也為中小企業提供專屬的通訊軟體，如Teams，可以在對話中直接貼excel的表格，不用開啟Office軟體就可以直接針對這些資料做討論，而Teams軟體也有提供iOS/Android的版本，隨時都可以討論公事，完全雲端化。而使用者所有使用Office軟體的時段跟時間都透過微軟的分析引擎去提供數據報告，讓你更清楚的了解自己在工作上的時間分配

接著微軟的產品行銷經理Tiffany跟我們來分享Office 365有那些新功能可以讓大家在工作上更節省時間

Office 365幾個專屬的新功能，這些都是可以幫大家快速節省時間的小技巧，以下蛋蛋挑幾個特別實用的來跟大家分享

大家在做簡報的時候，一定遇過排版圖片的困擾，這個時候用Office 365的PowerPoint裡的設計構想，馬上幫你排出有型的版型，不用浪費時間一張一張圖的橋位置跟拉大小

蛋蛋來用我自己的簡報做個示範，這張簡報的圖片是我花了10分鐘才排出來的大小跟位置，如果透過Office 365的PowerPoint裡的設計構想，只要3秒鐘就會自動幫你排出專業又有型的版型，你只需要2個動作
1.點選左上角的"設計"標籤
2.選右手邊的版型
收工！

就這樣，一個專業的版型就這樣排出來了，是不是比我原先的版型好看多了

再來看一張，一樣是我自己亂排的版型

3秒內變專業，這個功能真的超好用的啦

再來要跟大家分享Office 365的excel小技巧，當你常常要處理一些大量的數據，透過公式能夠讓你更快的去達成結果，如下圖示範，當你想要整理出姓跟名的資料，你只需要在D2欄打出姓，接著只要按"ctrl+e"，excel就會依照你的邏輯來推算你想要達成的成果，把整個D欄都填滿，這個功能不只是限於中文，英文，數字都可以通用，而且是Office 2013後才提供的功能，早期的excel並沒有此功能唷

在excel裡，若你常常會處理一些跟國家地區有關的數據，可以透過Office 365 excel的區域分佈圖更快速的檢視這些數字

實際操作的方式如下，如往常的先將要涵蓋的數字用鼠標選擇，再點選"插入"，此時選擇中間的"建議圖表"，並且選擇"區域分布圖"

此時excel即會用地圖的方式來呈現這些數字，可以更直覺的方式來檢視這些數字

再來要跟大家分享的是Office 365的outlook小技巧，當你要發信給公司裡的同事，你可以用@的方式去寫出同事的名字在email內容裡，同事的email就會自動出現在收件者欄位裡，而且你也可以點選@的名字，來直接的檢視該人員的相關outlook資料，包括組織單位，聯絡電話等詳細資料，這樣的連動資料串連可以在閱讀email的時候更能夠不中斷的去消化email內容

之前蛋蛋待過的一間公司，因為是亞太總部，所以很多專案會牽涉到許多不同國家的同事，這個時候在閱讀email時，只要看到不熟悉的名字在email內容被點名，我就會點選@名字，此時就可以清楚的知道對方的單位，email，聯絡電話，跟辦公室位置

在使用Outlook的同時，隨時可查看右手邊的MyAnalytics，它會幫助你分析哪些email需要你的關注

Outlook還會透過使用者的整體習慣，去分析你每週的會議時數，看email的時數，專注的時數，加班的時數，並且告訴你全公司的平均值，讓你有個比較值，更有方向的去調整自己處理公事的時間

透過Office 365的Teams通訊軟體，除了結合微軟旗下的Skype視訊功能，它也整合了Outlook的完整通訊錄，讓公司內部的討論可以在單一平台完成，若對方在一定的時間沒有任何的回應，Teams還會自動產生email的去提醒對方"你有一封Teams訊息來自同事你尚未查看"

Teams視訊會議還有個很貼心的功能，它可以鎖定人臉，將雜亂的背景自動虛化，就算你在家裡視訊，也可以不用去在乎家裡的雜亂，這個功能真的是神貼心啊

這次的Office 365雲端辦公室體驗會，有許多達人都到現場共襄盛舉，透過主辦單位的現場闖關設計，大家也都親自體驗了許多Office 365的小技巧，讓大家可以在辦公室使用這些Office軟體時能夠更得心應手，雖然蛋蛋也因為在中小企業的正職體驗過許多Office 365的新功能 (我們公司超愛用Teams的)，但是excel的快速公式功能，倒是第一次學到，還有簡報的"設計構想"也是超實用的，每次做簡報要排一堆示意圖我就會花非常多的時間在排版上，現在透過Office 365的許多快速人性化功能讓我辦公效率加倍，真的是非常值得推薦跟升級的Office版本，推薦大家若還沒升上的話，Office 365絕對會是你的辦公室神幫手！

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